Trong quản lý bộ phận kho, việc nắm bắt tình hình và điều phối hàng tồn kho là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Thực tế có rất nhiều doanh nghiệp chưa có quy trình quản lý hàng trong kho một cách chặt chẽ. Chính vì vậy, 3 phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả trong bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình quản lý kho hàng.

Tại sao doanh nghiệp cần phải quản lý tồn kho?

Trên thực tế, việc kiểm soát hàng tồn kho mang lại rất nhiều những lợi ích thiết thực cho mọi doanh nghiệp. Một số lợi ích của quản trị hàng tồn kho gồm:

  1. Tiết kiệm hàng hóa, nguyên liệu: Những hàng hóa bị hỏng hóc hay hết hạn sử dụng buộc phải tiêu hủy. Nhưng nếu việc quản lý tồn kho hiệu quả, chặt chẽ thì có thể hạn chế tối đa những lãng phí nói trên.
  2. Tiết kiệm chi phí lưu kho: Phát hiện hàng tồn kho lớn càng sớm, doanh nghiệp sẽ càng nhanh có các biện pháp giải quyết, từ đó tiết kiệm được chi phí lưu kho.
  3. Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động: Điều chỉnh dòng vốn lưu động một cách hiệu quả bằng cách sử dụng nguồn lực hiệu quả.
  4. Giảm thiểu việc gián đoạn sản xuất: Tính toán lượng nguyên vật liệu hợp lý sẽ đảm bảo đủ cho sản xuất, đồng thời không gây tốn kém quá nhiều chi phí.

3 phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả mà nhà quản trị cần biết

Tuân thủ quy trình quản lý tồn kho
Quy trình quản lý kho bắt đầu kể từ khi nguyên vật liệu, hàng hóa được vận chuyển tới kho của doanh nghiệp đến khi sản phẩm hoàn thành được xuất khỏi kho thành phẩm. Vì vậy, quy trình quản lý hàng tồn rất phức tạp, nhiều công đoạn và không phải một công việc đơn giản. Người quản lý cần thiết lập quy trình rõ ràng, nhất quán cho toàn bộ công đoạn trong quản lý kho. Đồng thời, doanh nghiệp cần phải đào tạo chi tiết để nhân viên thực hiện đúng quy trình, liên tục theo dõi nhằm chỉ ra những thiếu sót phát sinh kịp thời. Quy trình quản lý tồn kho cần được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ ngay từ những bước đầu. Từ đó, nhà quản lý sẽ tiết kiệm thời gian trong việc giải quyết những vấn đề xảy ra.

Thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho
Đây là công việc cần được thực hiện thường xuyên nhằm xác định số lượng hàng tồn kho theo thời điểm có trùng khớp với số liệu trên sổ sách hay không. Việc thất thoát hàng hóa sẽ được hạn chế nhờ phát hiện kịp thời, đồng thời nguyên nhân thất thoát dễ được xác định. Việc kiểm kê hàng hóa trong kho cần cần tuân thủ theo hướng dẫn kiểm kê cụ thể đã được xây dựng và phê duyệt trước đó. Từ những số liệu kiểm kê thực tế, nhà quản lý cần xem xét để đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
Ví dụ: như khi phát hiện ra hàng hóa đã hư hỏng, lỗi mốt trong kho, nhà quản lý cần lên kế hoạch triển khai những hoạt động giảm giá, khuyến mãi nhằm nhanh chóng thanh lý các mặt hàng nhằm thu hồi vốn.

Quản lý tồn kho với phần mềm
Sử dụng mã vạch có thể giúp kiểm kê hàng hóa dễ dàng, nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, mã vạch vẫn chưa đáp ứng được các yêu cầu quản lý kho phức tạp hơn của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp nên xem xét đầu tư phần mềm quản lý tồn kho với nhiều tính năng tiện lợi như: kiểm soát về số lượng, đơn giá hàng hóa tồn kho, theo dõi luân chuyển, sử dụng nguyên vật liệu, vật tư, hỗ trợ lập, kiểm soát phiếu xuất nhập cũng như các báo cáo khác.
Việc lập báo cáo thủ công sẽ gây tốn rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên kho. Bên cạnh đó, nhược điểm của phương pháp này đó là độ trễ. Nhà quản trị không thể theo dõi được toàn bộ tình hình kho theo thời gian thực, từ đó khó có thể đưa ra được những quyết định phù hợp, nhanh chóng.

Quản lý hàng hóa trong kho là hoạt động quan trọng, có vai trò quyết định đến quản lý nguồn vốn lưu chuyển trong mọi doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong sản xuất, kinh doanh và sử dụng nguồn vốn. Với 3 phương pháp quản lý hàng hóa trong kho mà chúng tôi chia sẻ, hy vọng doanh nghiệp sẽ cải thiện được quy trình tồn kho. Là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho, chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.